Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dalam RPJMD Tahun 2019-2023 memiliki visi “Sumatera Utara yang Maju, Aman dan Bermartabat serta mewujudkan “Membangun Desa Menata Kota”, salah satu kegiatan yang mendukung visi tersebutmelalui rencana kegiatan Penataan Alun-alun sebagai perwujudan citra kota pada T.A 2023.
Bersamaan hal tersebut Pemerintah Kota Tanjungbalai melalui Bappeda Kota Tanjungbalai melakukan rapat koordinasi pada hari Selasa, 2 Mei 2023 yang mengusung tajuk Ekspose Penataan Alun-alun Kota Tanjungbalai. Pelaksanaan rapat ini juga didasarkan Surat Undangan Nomor. 135/DPUPR/UPTD-TB/225/2023 Tanggal 17 April 2023 perihal permohonan Fasilitas Ekspose Kegiatan Penataan Alun-alun Kota Tanjungbalai melaui kegiatan APBD Provinsi Sumatera Utara. Serta Surat Undangan Seketaris Daerah Kota Tanjungbalai Nomor: 005/7472 perihal Undangan Ekspose Kegiataan Penataan Alun-alun Kota Tanjungbalai melaui APBD Provinsi Sumatera Utara.
Acara dilaksanakan di Ruang Rapat Bappeda Kota Tanjungbalai pada jam 13.30 Wib turut dihadiri beberapa pemangku berkepentingan diantaranya Asisten Administrasi Umum, Kepala UPTD PUPR Pemprovsu, Perwakilan Dinas PUPR Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Bappeda Kota Tanjungbalai, Dinas PUPR, Dinas LH dan Kebersihan, serta BPKPAD Kota Tanjungbalai.
Rapat dipimpin langsung oleh Bapak Walman Girsang Asisten Administrasi Umum. Dalam pembukaannya beliau menyampaikan apresiasi dan ucapan terima kasih atas kegiatan penataan alun-alun yang akan dilaksanakan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara di Kota Tanjungbalai, dengan anggaran yang bersumber dari APBD Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Tahun 2023.
Materi selanjutnya disampaikan oleh Kepala UPTD PUPR Pemerintah Provinsi Sumatera Utara Bapak Zivo Madresty Hutabarat, S.T,. M.Si, Beliau menyatakan rencana anggaran penataan alun-alun yang akan dilaksanakan berjumlah 4,8 Milyard Rupiah. Untuk itu diharapkan Pemerintah Kota Tanjungbalai telah menyampaikan surat penyampaian minat dan kesediaan yang ditujukan kepada Gubernur Pemerintah Provinsi Sumatera Utara serta readiness criteria lainnya. Diakhir pembicaraannya beliau mengharapkan untuk pelaksanaan pekerjaan tugu kerang nantinya ada kerjasama dengan pihak pemenang sayembara pelaksanaan pekerjaan. Menyangkut dokumen lingkungan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan dimaksud, diharapkan kerjasama Pemko Tanjungbalai untuk menerbitkan dokumen tersebut.
Pihak Konsultan memaparkan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan. Terdapat 13 usulan perencanaan yang ditampung dalam Program/Kegiatan peningkatan alun-alun Kota SE Sumatera Utara, diantaranya Replika Istana Kesultanan Asahan, Prasasti Kesultanan Asahan, Musholla, KM/WC Musholla, Food Court Mini, Peralatan dan Saluran Drainase, Food Court Jln. Baktiar Kusah, Open Stage, Lampu Sorot, Sumur Bor, Saluran Drainase, Tugu Karang, Pedesterian Drainase.
Sesi berikutnya dilanjutkan Pernyataan BPKPAD dalam hal ini diwakili Bidang Asset yang menerangkan status kepemilikan lahan/tanah Lapangan Sultan Abdul Jalil adalah Sertipikat Hak Pakai. Terkait dengan bangunan yang akan diperbaiki atau dihancurkan, diharapkan adanya penetaan asset yang baik sesuai dengan OPD yang berwenang terhadap asset-asset tersebut.
Selanjutnya tanggapan di sampaikan Kepala Bappeda Bapak Zul Abdiman S.Kom,. M.M. Beliau menyampaikan bahwa masih ada rencana usulan dari Pemerintah Kota Tanjungbalai yang belum/tidak termasuk dalam perencanaan tersebut diantaranya Pagar tanaman disekeliling lapangan Sultan Abdul Jalil, Tiang Baleho didepan Open Stage, dan Portal Jalan.
Diakhir sesi forum ini disepakati agar Pemerintah Kota Tanjungbalai akan membantu penerbitan Dokemen Lingkungan Hidup. Menyangkut tentang pembangunan Replika Istana Kesultanan yang akan dibangun pada ruang terbuka hijau akan disampaikan kepada Walikota Tanjungbalai dan akan ditindak lanjuti berikutnya.